Företagare i Sverige fotograferar kvitton och skannar kvitton som aldrig förr. Kvar finns gamla regler om att ursprungsdokumentet måste sparas i den form de ankom till företaget. Grundregeln är att all skall sparas i sju år. För skannade / fotograferade fakturor gäller tre år.
Om det är ett litet kvitto från Ica så skall det alltså sparas även om det fotograferas. Är det en pappersfaktura så skall den sparas. Även om dokumentet kommit som pdf så har man hittills behövt spara pdf:en. Med tanke på hur kvaliteteten varit på alla småkvitton, och hur fort de bleknar, så har i takt med att de digitala tjänsterna blivit bättre och bättre den regeln tett sej mer och mer obegriplig.
Under pandemin så kom ett förslag om förändringar men Corona kom i vägen och det blev inget med det.
Nu finns det ett nytt förslag. Regeringen har meddelat att de kommer att lägga fram ett förslag om att bokföringslagen äntligen skall ändras. Innebörden är att underlag, eller räkenskapsinformation som det heter, inte skall behöva bevaras om informationen förts över till digital form. Har man på ett säkert sätt, utan att någon information försvinner, alltså flyttat över informationen till digitalt format så kan man slänga pappret.
Det är ett mycket välkommet förslag. Många upplever det som krångligt och otidsenligt att behöva spara papperskvitton och fakturor så om den här uppdateringen av bokföringslagen går igenom kommer det att innebära en stor förenkling för alla företagare.
”En enklare vardag för små företag” är Arkivs vision och vi är glada över att lagstiftarna även stämmer in i det. Tidsplanen är att förslaget skall läggas fram till riksdagen före sommaren och därefter föreslås de nya reglerna träda i kraft den 1 juli 2024.